Privacy verklaring vrijwilligers
1. Wie zijn wij?
Wij zijn de Stichting Hoogvliegers. Wij stellen ons tot doel om zieke en gehandicapte kinderen voor één dag piloot te laten zijn. Wij koppelen daartoe kinderen en piloten aan elkaar zodat zij samen een onvergetelijke vlucht gaan beleven. Daaromheen organiseren we activiteiten (Hoogvliegersdagen), bedrijven we marketing en werven we sponsors.
2. Welke data verzamelen wij?
Om de activiteiten van de Stichting Hoogvliegers mogelijk te maken hebben vrijwilligers (piloten en grondvrijwilligers) nodig. Van deze mensen verzamelen wij gegevens. Het gaat hierbij om:
- Naam, adresgegevens van de vrijwilliger
Deze gegevens worden door ons gebruikt om contact te onderhouden met de vrijwilliger - Geboortedatum, geboorteplaats van de vrijwilliger
De geboortedatum wordt gebruikt om te controleren of de vrijwilliger aan onze minimum leeftijdseisen (16+, voor sommige rollen 18+) voldoet.
Geboortedatum en geboorteplaats worden verder ook gebruikt op militaire velden. Zie verderop. - Beroep/Expertise
De Stichting Hoogvliegers heeft soms behoefte aan expertise op een specifiek vakgebied. Het is dan handig, maar niet noodzakelijk, om te weten dat wij deze expertise "in huis" hebben. - EHBO/BHV diploma
Bij de evenementen die we organiseren stelt de vergunningsverlenende instantie (bv. de gemeente) vaak de aanwezigheid van EHBO-ers verplicht. Dankzij dit veld kunnen wij aantonen dat wij voldoende mensen met EHBO-kennis ter plaatse hebben. Ook kunnen we mensen met een EHBO/BHV diploma specifiek vragen om deze taak op zich te nemen. - Pasfoto
Deze wordt op je badge geprint. Dit helpt ons om misbruik van de badges te voorkomen.
Van piloten wordt hiernaast nog meer informatie verzameld. Het gaat hier om:
- Brevetgegevens (type, vervaldatum), incl. medical
- Kopie laatste complete pagina logboek, incl. urentotalen
Wij gebruiken deze informatie om te bekijken of een piloot aan onze minimumeisen voldoet. - Thuisveld
Wij gebruiken deze informatie om mail te kunnen sturen over aanvragen voor individuele vluchten, en om gericht piloten te kunnen werven op een specifiek veld.
Bij aanmelding moet de vrijwilliger verder aangeven dat hij/zij akkoord gaan met de privacyvoorwaarden.
Optioneel kan bij aanmelding tevens aangegeven worden:
- Of de vrijwilliger enkele keren per jaar de "Luchtpost" (nieuwsbrief Stichting Hoogvliegers) wil ontvangen.
- Of de piloot mail wil ontvangen over de aanvragen voor individuele vluchten op zijn/haar thuisveld.
Beide mailings kunnen door de ontvanger eenvoudig stopgezet worden.
3. Hoe verzamelen wij deze data?
Vrijwilligers dienen zich zelf in te schrijven via het GHVD systeem om van alle functionaliteit gebruik te maken en geven daarmee de informatie zelf aan de Stichting Hoogvliegers.
Sporadisch komt het voor dat mensen, meestal in de rol van gast of pers, zich inschrijven via een organisator, en dus niet zichzelf aanmelden via het GHVD systeem. In dit geval wordt uitsluitend de naam en het e-mail adres van de persoon geregistreerd, en de hoedanigheid waarin hij/zij op de Hoogvliegersdag aanwezig zal zijn. Er wordt verder geen andere privacy-gevoelige informatie bewaard. De desbetreffende persoon krijgt op het moment van inschrijving ook een e-mail over zijn registratie, met daarin een verwijzing naar deze privacy-verklaring.
4. Hoe gebruiken wij deze data?
De verzamelde data wordt allereerst gebruikt om deelnemer te koppelen aan een piloot, zodat de vlucht kan plaatsvinden. Daarnaast wordt de data ook gebruikt om de activiteiten rondom de vlucht, de "Hoogvliegersdagen" te kunnen organiseren.
Ingeschreven vrijwilligers kunnen dus verwachten dat ze (gerichte en ongerichte) mail ontvangen waarin ze opgeroepen worden zich in te schrijven als dagvrijwilliger of piloot voor een bepaalde Hoogvliegersdag.
Na afloop van een activiteit wordt deze administratief verwerkt, zodat vrijwilligers achteraf kunnen zien aan welke activiteiten ze hebben deelgenomen. Deze informatie is ook zichtbaar voor organisatoren, zodat zij een volgende keer gericht die vrijwilligers kunnen werven die al eerder op een Hoogvliegersdag op een bepaald veld actief waren.
Vrijwilligers die hebben aangegeven de "Luchtpost" te willen ontvangen, krijgen deze toegestuurd. In de mail zit een link waarmee de ontvangst hiervan stopgezet kan worden.
Statistische informatie over alle activiteiten die hebben plaatsgevonden, wordt (geanonimiseerd) bekend gemaakt op onze website en ter beschikking gesteld aan, onder andere, sponsors.
5. Wanneer delen wij data met anderen?
De Stichting Hoogvliegers deelt beperkt data met derde partijen. Het gaat hierbij dan om partijen die werkzaamheden voor ons uitvoeren in het kader van het doel van de Stichting Hoogvliegers: Het vliegen met zieke en gehandicapte kinderen.
Voorbeelden van partijen waarmee wij data delen zijn de drukker die de diploma's en de diplomafoto's druk, en het fulfillmentbedrijf wat de gadgetpakketten voor individuele vluchten samenstelt en opstuurt.
Als wij data met anderen delen dan zorgen wij voor afdoende beschermingsmaatregelen, zodat deze data niet misbruikt kan worden, en na gebruik door de derde partij teruggegeven of vernietigd wordt.
Data kan ook gedeeld worden met instanties die deze data nodig hebben voor de uitvoering van hun wettelijke taak. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de Koninklijke Marechaussee, die inzage wil hebben in de gegevens van alle bezoekers van een Hoogvliegersdag op een militair vliegveld. Wij leveren dan een lijst van aanwezigen aan die voornaam, achternaam, geboortedatum en geboorteplaats bevat. Op deze vorm van delen van data zijn de wettelijke privacy-regels van toepassing.
6. Veiligheid van data
De Stichting Hoogvliegers neemt alle in de industrie gebruikelijke maatregelen om data te beveiligen tegen diefstal en misbruik.
7. Uw rechten
Elke vrijwilliger heeft het recht om alle data die wij over hem/haar bezitten, in te zien. De link waarmee inzage mogelijk is, is te vinden in het GHVD systeem.
Tevens heeft elke vrijwilliger het recht om de data te corrigeren, en om ons te vragen alle data die wij over hem/haar bezitten, te verwijderen. Neem hiervoor contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming, via privacy@stichtinghoogvliegers.nl.